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SERVICES VERSANTS

 

DÉFINITION DES ARCHIVES

« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. », article L. 211-1 du Code du patrimoine.

Les documents produits ou reçus par un service de la collectivité sont des archives dès leur création, qu’ils soient destinés à être conservés définitivement ou qu’ils soient destinés à l’élimination.

Les archives se présentent sur différents supports : papier, électronique (serveurs, cédérom, DVD, etc.), bandes magnétiques ou encore pellicules.

Pour vous aider dans l’archivage de vos documents, vous pouvez consulter le Référentiel général de gestion des archives (R2GA) ainsi que notre petit guide d'archivage.

 

 

VERSER SES ARCHIVES

À l’issue de leur durée d’utilité administrative (DUA), les archives publiques qui sont destinées à être conservées doivent être versées aux Archives municipales de Pontarlier. Le versement des archives implique un transfert de responsabilité des documents, qui passe du service producteur au service des Archives. Une fois versées, les archives restent à la disposition du service producteur, qui peut les consulter sur demande aux agents du service des Archives.

Pour effectuer votre versement, rendez-vous sur l’onglet « Accès services versants » de notre site.

Téléchager le manuel d’aide à la saisie des versements

Pour visionner le mode d'emploi de montage des boîtes d'archives, cliquez-ici.

 

 

ÉLIMINER SES ARCHIVES

Chaque agent est responsable pénalement des archives qu’il produit. Avant toute destruction d’archives, il est nécessaire de réaliser un bordereau d’élimination. Ce document, validé et signé par le service des Archives, permet de dégager le service producteur de toute responsabilité pénale.

Vous pouvez directement remplir le bordereau dont le modèle est fourni ci-dessous et le renvoyer au service des Archives municipales à l'adresse archives@ville-pontarlier.com.

Télécharger le bordereau d’élimination